行政デジタル化サービス「LoGoシリーズ」を提供するトラストバンクと東京都多摩市は2022年2月15日、多摩市の学童クラブ入所手続きにLoGoフォームを導入したところ、約1カ月で約41時間の業務削減などの効果があったと発表した。
オンライン化で24時間申請を受け付け
LoGoフォームは、IT知識が乏しい職員でも簡単にフォームを構築できるデジタル化ツール。同社が作成したフォームサンプルや、ツールを導入した全国350以上の自治体が作成したフォームを含めると700を超えるテンプレートが活用できる。
多摩市は2021年４月からLoGoフォームを本格導入し、同年10月から学童クラブの入所手続きをオンライン化した。それまでは、利用者が書類を取りに行ったり提出したりするために、市役所の窓口に出向かなければならなかったが、オンライン化によって24時間いつでも申請ができるようになった。
また、入力漏れの項目があると申請できないようにしたため、申請時の不備がほとんどなくなった。
申請1件当たり9分の業務時間短縮
オンライン化の効果を検証するため、多摩市は2021年10月28日から11月26日までの約1カ月間導入効果を調査した。
業務の効率化の面では、提出書類を見ながらシステムに入力し直す作業がなくなったため、申請受け付け業務が1件当たり9分短縮。計276件の申請で約41時間の業務時間の削減ができた。一方、住民側の利便性では、申請が午後1時ごろや午後9時以降に集中しており、仕事をしている保護者が昼休みや帰宅後などに申請していることがわかった。
学童クラブの入所申請は、例年2000件近くあるといい、今後も継続することで申請受け付け業務の負担軽減や利用者の利便性向上が期待できる。