ペーパーレスシステム「SideBooksクラウド本棚」を提供している東京インタープレイは2021年11月10日、広島県大竹市上下水道局に同年3月から同システムを導入し、年間100万円以上の費用削減効果を見込める成果を上げていると発表した。ペーパーレス化によって、紙資料を配布する手間がなくなり、新型コロナウイルス感染対策にもなっている。
SideBooksクラウド本棚とは
電子化された文書をクラウド上の電子本棚で保管し、登録されたメンバーで共有するシステムで、データは国内のデータセンターで厳重に管理される。文書ファイルは、パソコンのほか、タブレットやスマートフォンなどのデバイスから検索、閲覧できる。
会議機能を使えば、会議中の資料がデバイスに表示され、デバイス上でメモを取ったり、書き込みをしたりできる。
経費削減や収入源確保にも
大竹市では、既に市議会がSideBooksクラウド本棚を導入しており、上下水道局も本格的なペーパーレス導入による経費削減のため導入を決めた。局内の紙資料は、事務所の書庫や会議室に保管されていたが、紙資料の増加によって新たな保管スペースが必要になっており、ペーパーレスを導入するか、新たに倉庫などを確保するか、選択に迫られていた。
SideBooksクラウド本棚によって、毎月定例で開催される複数の会議は、ほぼペーパーレス化。会議で使用する紙資料の作成や印刷などの負担も減り、コピー機やコピー用紙等の経費も削減できた。
また、書庫や会議室に保管されている既存書類をデータ化すれば、事務所内のスペースに大幅な空きが生じるため、空いたスペースをテナントとして貸し出すことも検討している。さらに書類や工事現場図面、現場写真もシステムにアップロードし、現場でもタブレットから確認できるよう準備を進めていく。