クラウドシステムを使ったペーパーレスサービス「SideBooksクラウド本棚」を展開している東京インタープレイは2022年1月12日、福島県郡山市の介護認定審査会が21年度からSideBooksクラウド本棚を導入し、ほぼ100％ペーパーレス化に成功したと発表した。
ペーパーレス化で年間85万円の削減効果
郡山市の介護認定審査会の委員は90人で、18の合議体に分かれて審議。平日の昼と夜2回、介護認定審査会を開催しており、開会回数は年間約400回になる。1回の審査会で使用される書類も膨大で、A3両面印刷で約100枚。これを毎回、委員5人と事務局職員2人の計7人分を製本していた。
審査会では資料を作成するための職員の負担を軽減し、用紙代や印刷代などのコストも抑制しようとSideBooksクラウド本棚を導入。委員1人につき、iPadとAndroid端末を各1台貸与した。これによって、審査書類はiPadにダウンロードしたSideBooksクラウド本棚で見られるようにし、介護認定審査会もAndroid端末を使ってオンライン開催ができるようにした。
SideBooksクラウド本棚の導入後、認定審査会はほぼ100％ペーパーレス化に成功。年間約60万円のコピー用紙代と印刷代25万円を削減できるようになった。また、会議のオンライン化で年間200万円支給していた旅費交通費を約75％削減、年間70万円かかっていた郵便料も約80％削減できる見通しとなった。
高いセキュリティと使いやすさで採用
SideBooksクラウド本棚は、電子化された文書をクラウド上に保管し、登録されたメンバーで共有するシステムで、データは国内のデータセンターで厳重に管理される。文書ファイルは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスから検索、閲覧できる。
郡山市ではシステムの選定にあたり、センシティブな個人情報を扱える堅牢なセキュリティと、50代後半から60代前半の委員でも使いやすいシンプルなシステムという2つの条件を設定。これらの条件を満たしたのが、SideBooksクラウド本棚だった。
今後、委員全員に操作方法を習熟してもらい、22年4月以降は完全なペーパーレス化とオンライン化を目指すという。